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Sabemos que tu empresa es un organismo dinámico que se desarrolla y crece en función de cómo se prepara internamente, es por esto que parte vital de la gestión interna de las compañías se basa en la administración efectiva de sus finanzas. Sin este elemento, la toma de decisiones acertadas en el manejo de los diferentes recursos y la sostenibilidad en el tiempo de la organización se verán afectadas.
Para que la estructura financiera de tu empresa sea exitosa tenemos una serie de consejos y recomendaciones que te ayudarán al momento de pensar en cómo administrar los recursos de tu compañía. Inicialmente deberás realizar el balance general de tus activos, pasivos y patrimonios:
¿Qué es un balance general?
Es un resumen de todo lo que posee la empresa: lo que se debe (pasivos) y lo que realmente le pertenece al propietario (activos). Realizar este balance te ayudará a tomar decisiones financieras acertadas:
Activos: todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa y que contribuyen a la generación de utilidades como inmuebles, cuentas bancarias, etc.
Pasivos: las deudas y obligaciones que la empresa tiene a su cargo como cuentas por pagar, préstamos, etc.
Patrimonio: el resultado de restar los pasivos a los activos. Así se sabrá exactamente con qué cuenta el propietario del negocio, en forma tangible o intangible.
Después de organizar con claridad el balance general de tu compañía, debes trabajar en la construcción de un plan financiero. Estos 6 pasos sirven como guía para ayudarte en este proceso:
1 – Identificar gastos fijos y variables: los gastos representan inversiones o salidas de dinero asociadas a compra de insumos, herramientas o diferentes bienes y servicios que se necesitan para la producción dentro de la compañía.
En este punto, existen dos tipos de gastos: fijos y variables.
Los gastos fijos se mantienen sin importar el volumen de las ventas, es decir, son las cuentas que no dan espera como el alquiler, los pagos de nómina, los seguros, servicios públicos, entre otros.
Por otro lado, los gastos variables, sí dependen del volumen de ventas, en este caso encontramos las diferentes materias primas, los insumos, la mano de obra, la contratación de proveedores, etc.
Es importante tener en cuenta estos dos tipos de gastos, ya que te ayudarán a entender mejor el funcionamiento de tu empresa y a hacer proyecciones más acertadas.
2 – Hacer un presupuesto: el presupuesto debe contener en detalle todos los ingresos y egresos. Es ideal plantear un presupuesto para cada mes del año e irlo adaptando a las proyecciones empresariales, ya que estas pueden variar. Además, podrás saber cuánto tienes disponible para gastar y en qué meses debes ahorrar.
3 – Hacer proyecciones para conocer el flujo de caja futuro del negocio: debes organizar las compras que piensas realizar, los gastos fijos y variables que se revisaron en el punto 1, monitorear las deudas y conocer las ventas e ingresos esperados. Con esta información debes proyectar mes a mes ingresos y egresos.
Los ingresos van de acuerdo a las ventas y las fechas que vas a recibir los pagos, y los egresos, deben ir organizados como se llevan a cabo a través del mes. Toda esta información se debe llevar a una proyección futura, donde se detalle el año, mes a mes, es decir, cuándo se van a realizar cada uno de los gastos y sus cuantías y también las fechas de los ingresos esperados, para tener información más organizada de la caja que vas a necesitar para operar tu negocio e identificar si te alcanza o te sobra dinero.
4 – Organiza la contabilidad: el orden de tu negocio se ve reflejado en la contabilidad, es a partir de esta que puedes llevar en detalle los gastos e ingresos del negocio y puedes hacer seguimiento a las proyecciones planteadas para cada mes. La contabilidad es fundamental para sacar el balance y cuenta de resultados REAL de tu empresa, para organizar el pago de los impuestos y no incurrir en problemas legales.
5 – Provisiones: este aspecto es de suma importancia, ya que todas las empresas deben tener provisiones de algunos ítems que lo ameritan como: impuestos, seguridad social, vacaciones. En el momento en el que se deben hacer estos pagos, la compañía debe tener ese “ahorro” almacenado para no afectar la caja inesperadamente, o dado el caso de que no se cuente con los recursos para hacer estos pagos, endeudar la compañía de manera equivocada.
6 – Visualizar inversiones futuras: cuando se ven los primeros resultados positivos traducidos en ingresos, nos apresuramos a gastar esa ganancia, y a veces es necesario hacer una evaluación y contemplar el panorama, ya que puede ser mucho más favorable invertir en el negocio que repartir el excedente, las capitalizaciones hacen que tu compañía valga más dinero, en otras palabras, estás creciendo tu patrimonio.
Tips:
- Gestiona las facturas a tiempo: es muy importante facturar los trabajos en el momento que los finalices, ya que retrasar la emisión de las facturas contribuirá a alargar el cobro y esto podría generar problemas de liquidez a mediano plazo.
- Sistemas de contabilidad fáciles y económicos: hoy en día, hay muchos sistemas de contabilidad para pequeñas empresas, estos tienen precios ajustados que te ayudarán a tener en orden tu contabilidad. Tener la contabilidad actualizada es la única forma de controlar realmente el dinero con el que cuentas.
Establecer una infraestructura financiera fuerte y organizada es crucial para el crecimiento y funcionamiento de cualquier negocio. Aunque los gastos y finanzas de tu compañía pueden parecer complicados al principio, con el tiempo irás conociendo cada vez más las fortalezas y amenazas que serán fundamentales para su éxito.
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